用 AI 写风险评估: 按 HSE 5 步法为商店、咖啡馆、工匠或办公室完成
2026 年如何用 AI 助手写风险评估: HSE 的五个步骤、谁必须书面记录、每个场所现在都必须完整记录的消防风险评估、食品、COSHH、显示屏和急救评估、为商店、咖啡馆、工匠或办公室起草文件的四个提示词、HSE 执法的代价以及复查日程表。
英国安全与健康管理局(Health and Safety Executive,简称 HSE)2024/25 年度的数据显示:124 名工人在工作中死亡,Labour Force Survey 中工人报告了 680,000 起非致命伤害,246 宗刑事起诉的定罪率为 96%,罚款总额超过 £3300万。每一起案件背后的文书都从同一个问题开始:有没有一份适当而充分的风险评估,并且是否已经写成书面文件?Hiscox 对 1,500 位小企业负责人的调查发现,30% 的企业完全没有风险评估政策,这并不奇怪,因为老板同时还是采购员、收银员,还是那个去疏通水槽的人。
评估本身并不难。HSE 表示,大多数规模较小、风险较低的企业可以自己完成,并免费提供办公室、本地商店、食品制作与供应、汽车维修车间、仓库和工厂的模板与范例。真正耗时的是写作:隐患清单、控制措施、每个场所现在都必须完整保存的消防记录、清洁柜的 COSHH 表、显示屏检查、复查日期。本指南介绍如何用 AI 助手在一个下午内写好风险评估:HSE 的五个步骤、谁必须记录什么、为商店、咖啡馆、工匠或办公室起草文件的四个提示词、出错的代价,以及让记录保持最新的日程表。相关规定已于 2026 年 10 月 21 日对照 HSE 和 GOV.UK 核实。
想在巡视现场之前先拿到初稿?打开 Jobbit,粘贴下面的提示词 1,并填上你的业务类型、场所和员工人数,它会按 HSE 五步格式返回隐患清单和控制措施。免费方案,每天 100 积分,无需绑卡。
HSE 的五个步骤,以及助手在每一步做什么
| 步骤(HSE 现行表述) | 含义 | 助手做什么 |
|---|---|---|
| 1. 识别隐患 | 巡视场所,列出可能造成伤害的因素:滑倒、电气、化学品、搬运、刀具、梯子、单独工作、暴力、压力 | 根据 HSE 的范例为你的业务类型起草清单,再加入你巡视后告诉它的内容 |
| 2. 评估风险 | 谁可能受到伤害、如何受伤、可能性多大、后果多严重,以及现有控制措施是否足够 | 为每项隐患评级,并提出你在办公室里回答不了的问题 |
| 3. 控制风险 | 消除隐患或降低风险:换用其他产品、加装防护罩、培训,防护装备是最后手段 | 按这个顺序提出控制措施,并指明每一项由谁负责 |
| 4. 记录发现 | 写下来:重大隐患、受影响的人、控制措施,以及谁做什么 | 按 HSE 模板格式生成记录,注明日期并由你签字确认 |
| 5. 复查控制措施 | 检查是否有效;员工、流程、物质或设备变化时,或发生事故或险情后,都要复查 | 保存复查日期,并在情况变化时向你提问 |
评估的责任适用于所有雇主,也适用于其工作可能危害他人的个体经营者。根据 Management of Health and Safety at Work Regulations 1999,只要雇员达到五人或以上,就必须把重大发现书面记录下来,而且评估必须适当而充分。不足五名雇员时,你仍然必须评估,只是不必写下来,这是个很奇怪的不写的理由。
大多数小企业真正需要的评估
- 消防。 根据 Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005,业主、雇主或占用人是消防风险评估的责任人。自 2023 年 10 月 1 日起,依据 Building Safety Act 2022 第 156 条,无论规模大小,每个场所都必须完整记录评估,包括所有发现;原先五名雇员的门槛已经取消。GOV.UK 发布了针对办公室和商店、小型集会场所以及小型非住宅场所的指南。
- 食品。 食品企业须在开业前至少 28 天向当地议会(council)登记,免费,且登记不得被拒绝。Food Standards Agency(英国食品标准局)的 Safer Food Better Business 资料包免费,适用于英格兰和威尔士。Food Hygiene Rating Scheme 的评分在威尔士和北爱尔兰必须展示,在英格兰则是自愿的。自 2021 年 10 月 1 日起,直接销售的预包装食品需要完整的配料标签,并突出标明过敏原。
- COSHH。 任何有害物质,包括漂白剂、除油剂和除垢剂,都需要依据生产商的安全数据表,对接触情况和控制措施进行评估。
- 显示屏设备。 每天连续使用屏幕一小时或以上的员工,需要进行工作站评估,并可应要求进行视力检查。
- 搬运、急救、单独工作、青少年工人、新生育和怀孕的母亲。 工作包含搬运重物时,需要单独的人工搬运评估;急救需求评估决定急救箱和受训人员;单独工作包含在总体评估中;18 岁以下的人员必须在入职前接受评估;新生育或怀孕的员工需要个人评估。
用四个提示词起草文件
1. 总体风险评估
将要发送的消息
请按 HSE 五步格式为 Oak Lane Deli 写一份总体工作场所风险评估。这是一家位于 Nottingham 的咖啡馆兼食品店,有厨房、柜台、20 个座位的用餐区、需要爬梯子进入的地窖储藏室,共有 6 名员工,其中一名 17 岁的员工在周六上班。需要涵盖的隐患:湿滑地面、油炸锅、刀具和切片机、热饮、送货和地窖梯子的人工搬运、清洁化学品、燃气设备、电气设备、深夜单独关店、现金处理和辱骂顾客,以及青少年工人。每项隐患请写明:谁会受伤以及如何受伤、现有控制措施、还需要的额外控制措施、负责人和完成时间。加上 12 个月后的复查日期和一行我的签名栏。用通俗的语言,做成一张表。
您需要先免费注册账号（只需一个邮箱地址,无需银行卡）。您的消息会被保存,一旦您登录即会发送。
2. 消防风险评估记录
将要发送的消息
请为同一处场所写消防风险评估记录,按 Building Safety Act 2022 的要求完整记录:责任人、场所描述、点火源(油炸锅、燃气灶、咖啡机、电气设备、吸烟区)、可燃物(包装材料、食用油、地窖库存)、面临风险的人员(包括公众和关店时独自一人的人)、逃生路线和行走距离、报警器、应急照明、灭火器及其检修日期、疏散程序以及谁负责检查建筑内已无人、培训记录,以及重大发现和对应的行动、负责人与日期。请参照 GOV.UK 针对小型集会场所的指南。
您需要先免费注册账号（只需一个邮箱地址,无需银行卡）。您的消息会被保存,一旦您登录即会发送。
3. 专项评估
将要发送的消息
请根据附上的安全数据表,为这些清洁产品写 COSHH 评估(稀释比例、存放、手套和护目、溅到或误食时怎么办、谁来使用);再写一份针对送货和地窖的人工搬运评估、一份针对每天使用的办公室笔记本电脑的显示屏设备检查表、一份针对有 6 名员工和一间厨房的咖啡馆的急救需求评估,以及一份一页纸的关店单独工作流程,包含签到消息。每一份都做成带日期和复查日期的独立文件。
您需要先免费注册账号（只需一个邮箱地址,无需银行卡）。您的消息会被保存,一旦您登录即会发送。
4. 日程表、入职培训和事故记录
将要发送的消息
请为 Oak Lane Deli 建立一份健康与安全日程表:上面所有评估的复查日期、灭火器和报警器的检修日期、燃气安全检查、食品卫生评级检查历史、雇主责任险续保,以及急救证书到期日,并在每一项到期前 30 天提醒我。然后写一份一页纸的新员工入职培训单,涵盖主要隐患、消防程序、急救员、事故登记簿以及如何报告险情,再写一份事故登记簿的填写模板,并附上 RIDDOR 对导致人员缺勤超过七天的伤害的规定。
您需要先免费注册账号（只需一个邮箱地址,无需银行卡）。您的消息会被保存,一旦您登录即会发送。
四个提示词,一个下午,包括手里拿着初稿巡视场所,之后日程表会自动运转。免费方案每天 100 积分就能完成;Go 方案每月 £7,另加 2,000 积分,用于提醒和更新。
不同业务类型的隐患
| 业务 | HSE 范例中排在最前的隐患 | 额外文件 |
|---|---|---|
| 商店 | 滑倒和绊倒、库存搬运、梯子和台阶、电气设备、暴力和现金处理、关店时单独工作 | 消防记录;如果后台有屏幕则需 DSE |
| 咖啡馆或外卖店 | 湿滑地面、烧伤和烫伤、刀具和切片机、燃气、油炸锅火灾、化学品、过敏原、青少年工人 | 消防记录;食品登记和 Safer Food Better Business;COSHH;过敏原矩阵 |
| 工匠(电工、水管工、建筑工、清洁工) | 高处作业、用电、人工搬运、手臂振动、粉尘和化学品、驾驶、在客户家中单独工作 | COSHH;每项工作的现场专项评估;燃气或电气资质记录 |
| 办公室 | 显示屏设备、滑倒和绊倒、电气设备、压力、单独工作、消防逃生路线 | DSE 评估;消防记录 |
出错的代价
一旦检查员发现重大违规,HSE 就按 Fee for Intervention 收费,自 2026 年 4 月 1 日起为每小时 £188,账单从上门检查一直算到信函往来和后续跟进。2024/25 年度,HSE 提起了 246 宗起诉,其中 96% 定罪,发出了 4,400 多份执法通知,罚款总额超过 £3300万。伤病方面的代价更大:190万名工人患有与工作相关的疾病,损失 4010万个工作日,按 2023/24 年度口径计算,给英国造成 £229亿的成本。除了 HSE,实际的成本落在保险公司那里:雇主责任险是强制性的,保额 £500万,没有投保每天最高罚款 £2,500,而处理索赔的保险公司首先会要风险评估。
评估之外的文书
- 事故登记簿:雇员达到十人或以上时必须备有,对所有人都是明智之举,登记模板见提示词 4。
- RIDDOR:特定伤害须向 HSE 报告,任何使工人连续超过七天不能从事正常工作的伤害,须在 15 天内报告。
- 法律海报:张贴 HSE 健康与安全法律海报,或向每位工人发放同等的宣传单。
- 协商:雇主必须就健康与安全事项与雇员协商,对小团队来说就是入职培训单加上每季度一次十分钟的谈话,并做好记录。
- 保险:从第一名雇员起就要有保额 £500万的雇主责任险,并展示证书。
AI 助手与模板下载有何不同
ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot、Manus 和 Meta 的 Muse 只要你输入隐患,都能填好 HSE 的模板。Jobbit 则运行整套系统:
- 它根据你的业务类型起草每一份文件,采用 HSE 的格式,控制措施的顺序正确。
- 它读取安全数据表,并据此写出 COSHH 评估。
- 它维护日程表,在每次复查、检修和续期前 30 天提醒你。
- 情况变化时它会更新评估:新的油炸锅、新员工、一次险情。
- 它写入职培训单和事故记录,让关键时刻有记录可查。
- 它不会替你巡视现场,这是你的工作:HSE 的第 1 步需要亲眼查看场所,助手的初稿就是你随身带着巡视的检查清单。
一个下午的计划
- 下午 1 点。 用一条消息描述业务、场所和员工。运行提示词 1。打印初稿。
- 下午 1:30。 拿着初稿和一支笔走遍每个房间。补上初稿遗漏的内容,删掉不适用的部分。
- 下午 2:15。 运行提示词 2 生成消防记录。边走边检查逃生路线和灭火器日期。
- 下午 3 点。 给每种化学品的标签拍照。运行提示词 3。
- 下午 3:45。 运行提示词 4。把日程表放进你的日历,签署各项评估,并把入职培训单交给下一位新入职的人。
在免费方案上起草风险评估和消防记录:每天 100 积分,无需绑卡。
打开 Jobbit接着阅读
- 小企业的 AI 政策:员工需要阅读的另一份政策。
- AI 文件生成器:小企业最终会需要的十五种文件。
- 餐厅和咖啡馆的 AI:卫生、过敏原和其余行政事务。
常见问题
法律上我需要书面风险评估吗?
每位雇主都必须评估风险,根据 Management of Health and Safety at Work Regulations 1999,雇员达到五人或以上时,必须把重大发现书面记录下来。消防风险评估则不同:自 2023 年 10 月 1 日起,无论场所多小,都必须完整记录。食品企业还需要有文件化的卫生体系,Safer Food Better Business 是免费的做法。
风险评估的五个步骤是什么?
HSE 现行的表述是:识别隐患、评估风险、控制风险、记录发现、复查控制措施。评估必须适当而充分,意思是它涵盖你工作中的重大隐患,而不是所有可以想象的隐患,并且控制措施在合理可行的范围内。
AI 能写风险评估吗?
它可以按 HSE 的格式为你的业务类型起草,包括消防记录、依据安全数据表的 COSHH 评估、显示屏和人工搬运评估以及急救需求评估,还能维护复查日程表。Jobbit 上的助手可以根据上面的四个提示词完成这些工作。你仍然需要亲自巡视场所,并对照实际情况检查初稿,这就是第 1 步。
风险评估应多久复查一次?
HSE 表示,当你有理由认为评估已不再有效时就应复查:员工、流程、物质或设备发生变化,或发生事故或险情;除此之外按合理的间隔复查,常见的选择是 12 个月。提示词 4 中的日程表会保存日期和提醒。
什么是消防风险评估,由谁来做?
这是一份记录,内容包括火灾隐患、面临风险的人员、逃生路线、报警器和灭火器、程序以及需要采取的行动,由场所的责任人依据 Fire Safety Order 2005 执行。自 2023 年 10 月 1 日起,无论企业规模大小,都必须完整记录。许多小型场所利用 GOV.UK 的指南自己完成;顾问为一家小商店做的评估通常需要几百英镑。
如果检查员发现问题,HSE 收费多少?
Fee for Intervention 自 2026 年 4 月 1 日起为每小时 £188,一旦发现重大违规,涵盖检查、信函和后续跟进。2024/25 年度,HSE 提起了 246 宗起诉,定罪率为 96%,罚款超过 £3300万,并发出了 4,400 多份通知。
咖啡馆或商店还需要哪些其他评估?
咖啡馆需要在开业前 28 天办理食品企业登记、有文件化的卫生体系(如 Safer Food Better Business)、对所售每种食品提供过敏原信息、对其化学品进行 COSHH 评估、消防记录,以及对任何青少年工人或孕妇的个人评估。商店需要总体评估和消防评估、针对库存的人工搬运评估,以及针对后台屏幕的显示屏评估。提示词 3 会起草专项评估。